Onboarding NEXIA

Identidad de la clínica

Cómo se presenta y a quién atiende.

Nombre de la clínica *

Dirección física *

¿Tiene más de una sede?

No Sí

Si tiene varias sedes, direcciones (opcional)

Nombre del agente (opcional)

Idiomas de atención

Español Inglés Portugués

¿Cómo es tu paciente típico?

Esto define directamente a quién le mostramos los anuncios — sin esto, la segmentación de Meta se hace a ciegas.

Edad aproximada *

Zona / barrio donde vive *

Qué la trae a la clínica *

Catálogo de servicios

La base de conocimiento del agente sale de acá. Cargalo antes que salas y profesionales: en los próximos pasos vas a elegir de esta lista, no reescribirla.

Salas y consultorios

Para que el agente sepa dónde puede agendar cada procedimiento.

Profesionales

Qué hace cada uno, en qué sala, y en qué horario — esto define cómo el agente arma el calendario.

¿Usan algún software de turnos hoy?

No, coordinan a mano Sí

Horario y reglas de agendamiento

Horario general de la clínica *

Feriados / cierres previstos (opcional)

Anticipación máxima para agendar (días)

¿Piden seña para reservar?

No Sí

Política de cancelación / reagenda (opcional)

Indicaciones pre-consulta (opcional)

Protocolo de emergencia médica

El único caso en que el agente escala a una persona.

Número de contacto de guardia *

Rol de esa persona *

¿Algo que legalmente NO puedan prometer o decir? (opcional)

Contenido y tono

Objeciones más comunes de pacientes reales * (marcá las que apliquen)

Miedo a que no quede natural / "se note" Falta de confianza en la clínica/profesional "Es caro" Vergüenza a preguntar/mostrar interés públicamente Miedo al tiempo de recuperación (downtime)

Tono de voz

Formal Cercano Mixto

¿Usan emojis?

Sí Poco No

¿Tienen fotos antes/después con consentimiento firmado?

No Sí

¿Tienen lista de precios / folleto existente? (lo comparten aparte)

No Sí

¿Autorizás mencionar precios en el contenido de redes o en las respuestas del agente de WhatsApp?

Sí, precios exactos Sí, pero solo rangos aproximados No, siempre derivar a consulta

Pipeline y visibilidad

¿Quién debe tener acceso al tablero de Airtable?

Dueño/a Recepción

Además del software de turnos, ¿usan algo aparte solo para seguimiento de ventas/leads? (opcional)

Leads aproximados por mes hoy

¿Cuántos turnos nuevos por mes puede absorber tu clínica sin saturar la agenda?

Es la capacidad real de la clínica, para no generar más turnos de los que pueden atender — no es un compromiso ni una meta del servicio.

¿Tienen una lista/base de pacientes o contactos exportable? (para armar audiencias similares en Meta)

Sí, la podemos exportar Existe pero no en formato exportable No tenemos

Publicidad hoy

El otro motor de la oferta — sin esto no podemos armar la pauta.

¿Corren anuncios en Meta (Instagram/Facebook Ads) actualmente?

Sí, activamente Antes sí, ahora no Nunca

Inversión mensual actual/anterior en pauta (opcional)

Presupuesto mensual disponible para pauta de acá en más *

¿Qué resultado tuvieron con anuncios anteriores? (opcional)

Principales competidores directos

¿Qué hace que un paciente elija esta clínica sobre otra?

Posicionamiento de precio

Premium / alto ticket Precio medio Accesible

Contenido y creatividades

De acá sale el material para las campañas — cuanto más real, mejor funciona.

¿Tienen banco de fotos/videos profesionales de la clínica?

Sí No

¿Tienen testimonios reales de pacientes (video o escrito)?

Sí Algunos No

¿Los pacientes estarían dispuestos a grabar contenido si se les pide? (UGC)

Sí, sin problema Depende del paciente Poco probable

Instagram de la clínica (opcional)

Facebook de la clínica (opcional)

¿Quién administra esas redes hoy?

¿Tienen identidad de marca definida (logo, colores)?

Sí No

Situación actual de WhatsApp

El bloqueante técnico más importante antes de activar.

¿Cómo usan WhatsApp hoy en la clínica?

Es el WhatsApp normal de un celular, como cualquier persona Es WhatsApp Business (la app verde con el logo distinto, pensada para negocios) Ya tenemos algún sistema o chatbot conectado a ese número No estoy seguro/a

No hace falta que sepas la respuesta técnica exacta — esto nos dice qué trámite hay que hacer antes de conectar el agente.

¿Quién tiene acceso a esa cuenta hoy?

¿Quién responde los mensajes hoy?

Accesos y verificación en Meta

Esto es lo que Meta pide para habilitar WhatsApp Business y correr la pauta. Los documentos nunca pasan por Nexia — se suben directo al portal de Meta cuando llegue el momento; acá solo necesitamos un panorama general.

Razón social legal *

RUT / número de documento fiscal (dejar vacío si no tienen)

Dirección legal (solo si es distinta a la dirección física ya indicada)

Categoría del negocio

Salud y belleza Estética Spa Otro

¿La clínica está registrada formalmente como negocio (RUT, habilitación, sociedad)?

Sí No No sé

¿Tienen sitio web propio? (opcional)

¿Quién administra la Página de Facebook / Business Manager?

La misma persona que responde los mensajes Otra persona

Número a usar para WhatsApp Business (si ya lo definieron)

Es el mismo número de hoy Es un número nuevo/distinto

Email de contacto de la empresa (para recibir códigos de verificación de Meta)

¿Ya tienen cuenta publicitaria de Meta creada?

Sí No No sé

¿Tienen método de pago cargado en esa cuenta?

Sí No No sé

¿Tienen el Pixel de Meta instalado en su sitio? (si no tienen sitio, no aplica)

Sí No No sé No tienen sitio

Aprobación final

Confirmo que el agente maneja toda la conversación de venta y agenda solo, sin derivar a una persona del equipo salvo emergencia médica.

Nombre de quien completa este formulario *

Fecha

Listo

Este es el resumen de tus respuestas — es la información que se va a usar para construir tu agente, así que revisala antes de enviarla.

Onboarding de Clínica

Identidad de la clínica

Catálogo de servicios

Salas y consultorios

Profesionales

Horario y reglas de agendamiento

Protocolo de emergencia médica

Contenido y tono

Pipeline y visibilidad

Publicidad hoy

Contenido y creatividades

Situación actual de WhatsApp

Accesos y verificación en Meta

Aprobación final

Listo